Vous avez passé 6 mois à préparer votre course. Le jour J arrive, et tout se joue en quelques heures. Le parcours est bouclé, les bénévoles sont en place, les coureurs s’échauffent.
Et là, il se met à pleuvoir. Le parking nord est inondé. Le ravitaillement du km 7 n’a pas assez de gobelets. Le départ du trail est décalé de 15 minutes.
Comment informer 500 personnes en 30 secondes ? C’est toute la question. Si vous n’avez pas encore planifié votre événement, consultez notre checklist organisateur pour ne rien oublier.
Les 3 phases de communication le jour J
Phase 1 : avant le départ (6h à 8h du matin)
C’est le moment le plus chargé en questions. Les coureurs arrivent, cherchent le parking, le retrait des dossards, les vestiaires.
Les infos à diffuser en priorité :
- Plan d’accès et parking (surtout si ça a changé depuis la veille)
- Localisation exacte du retrait des dossards
- Horaires des départs (par format)
- Conditions météo et conseils (crème solaire, veste de pluie)
- Consignes vestiaires et consigne bagages
Le piège classique : tout mettre sur le site web et espérer que les coureurs iront le consulter. À 7h du matin, dans leur voiture, ils ne vont pas chercher une page web. Ils veulent une notification qui arrive sur leur écran avec l’info essentielle.
Avec Runify, vous programmez les notifications la veille. À 6h30 : “Bienvenue ! Retrait dossards à la salle polyvalente, ouverture 7h. Parking conseillé : terrain de foot.” Simple, direct, efficace.
Phase 2 : pendant la course
C’est là que la communication en temps réel fait la vraie différence.
Les situations qui nécessitent une com immédiate :
Sécurité : parcours modifié, route rouverte plus tôt que prévu, point dangereux signalé. Chaque minute compte. Un email sera lu dans 3 heures. Un push est lu en 30 secondes.
Logistique : ravitaillement épuisé à un point, file d’attente au retrait dossards, parking plein. Orientez les coureurs et les spectateurs vers les alternatives.
Ambiance et résultats : passage des premiers au km 5, ambiance sur le parcours, temps intermédiaires. Les accompagnateurs qui suivent depuis la maison adorent ça. C’est aussi du contenu pour vos réseaux sociaux en live.
Changements de programme : départ décalé, cérémonie de remise des prix avancée, concert annulé. Toute modification de ce qui était prévu doit être communiquée immédiatement.
Phase 3 : après l’arrivée
La course est finie, les coureurs reprennent leur souffle. Mais la communication ne s’arrête pas.
Dans l’heure : lien vers les résultats provisoires. Les coureurs vérifient leur temps avant même de se doucher. Si les résultats ne sont pas disponibles rapidement, les messages “Quand est-ce qu’on a les résultats ?” vont pleuvoir.
Dans les 2 heures : remerciements, lien vers les photos, rappel de la cérémonie des récompenses.
Le soir même : résultats définitifs, classements, liens vers les photos et vidéos. Les coureurs partagent tout de suite sur les réseaux, c’est de la visibilité gratuite pour votre course. C’est aussi le moment de lancer la mécanique de fidélisation entre deux éditions.
Les outils pour communiquer en temps réel
Le minimum : groupe WhatsApp ou Telegram
Gratuit et rapide. Mais limité : vous ne pouvez toucher que ceux qui ont rejoint le groupe. Et les messages se perdent dans le fil de discussion.
Le standard : page Facebook événement
La plupart des organisateurs postent les mises à jour sur leur page Facebook. C’est mieux que rien, mais la portée organique d’une page Facebook ne dépasse pas 2 à 5% des abonnés en moyenne (source : Meltwater, 2025).
Le pro : appli mobile avec notifications push
C’est le seul canal qui garantit que l’info arrive directement sur le téléphone de chaque coureur. Le taux de livraison d’un push avoisine 99% et le taux de réaction moyen atteint 7,8% en Europe (source : Batch, Benchmark Push 2025). Contre environ 21% d’ouverture pour un email (source : La Fabrique du Net, 2024) et 2 à 5% de portée organique pour un post Facebook.
Avec Runify, l’organisateur envoie un push en 15 secondes depuis son téléphone. Tous les participants le reçoivent instantanément. Pas besoin d’être assis devant un ordinateur.
Le Marathon Vert de Rennes utilise Runify pour sa communication jour J. Résultat : zéro question “c’est où les dossards ?” le matin, et des résultats partagés par les coureurs dans les minutes qui suivent l’arrivée.
Le plan de communication type jour J
Voici un plan concret pour une course type 10 km avec départ à 10h :
| Heure | Message | Canal |
|---|---|---|
| 6h30 | Bienvenue + plan accès + retrait dossards | Push notification |
| 8h00 | Rappel échauffement + consignes parcours | Push notification |
| 9h45 | ”Rendez-vous sur la ligne de départ !” | Push notification |
| 10h00 | Départ donné ! (avec photo) | Push + réseaux sociaux |
| 10h20 | Passage des premiers au km 5 | Réseaux sociaux |
| 10h35 | Premier coureur franchit la ligne ! Temps : … | Push + réseaux |
| 11h30 | Résultats provisoires en ligne | Push notification |
| 12h00 | Cérémonie des prix à 12h30 | Push notification |
| 14h00 | Remerciements + lien photos + résultats définitifs | Push + email |
Ce plan se prépare la veille. Les notifications sont programmées, les textes rédigés. Le jour J, il suffit d’ajuster et d’envoyer.
Les erreurs à éviter
Trop de messages. 5 à 8 notifications sur la journée, pas plus. Au-delà, les coureurs coupent les notifs et vous perdez le canal.
Des messages trop longs. Un push doit faire 2 lignes. L’info essentielle, point final. Si vous avez besoin de détails, envoyez un push court avec un lien vers la page complète dans l’appli.
Oublier les bénévoles. Ils ont besoin d’informations en temps réel autant que les coureurs.
Oublier les accompagnateurs. Les conjoints, parents, amis qui ne courent pas veulent aussi suivre. Votre appli doit être accessible à tout le monde, pas seulement aux inscrits.
Ne pas tester avant. Envoyez une notification test la veille. Vérifiez que tout fonctionne. Rien de pire que de découvrir un bug technique quand 500 personnes attendent l’info.
Silence radio en cas de problème. Un incident sur le parcours ? Communiquez immédiatement, même si vous n’avez pas toutes les infos. “Incident en cours au km 7, le parcours est sécurisé, nous vous tenons informés” vaut mieux que 20 minutes de silence anxiogène.
Le jour J, votre smartphone est votre meilleur allié
Oubliez l’ordinateur portable posé sur une table dans le PC course. Le jour J, vous êtes debout, vous courez partout, vous gérez dix choses à la fois.
Votre outil de communication doit fonctionner depuis votre poche. Ouvrir l’appli, taper 2 lignes, envoyer. C’est exactement comme ça que fonctionne Runify pour les organisateurs : un push en 15 secondes, depuis le terrain.
