Gestion des bénévoles : le pilier de votre course

Sans bénévoles, pas de course. C’est aussi simple que ça.

Un marathon de 5 000 participants mobilise 800 à 1 200 bénévoles. Un 10 km de 500 participants en nécessite 50 à 80. Le ratio tourne autour de 1 bénévole pour 8 à 15 coureurs, selon la complexité du parcours.

Recruter ces bénévoles, les former et les coordonner le jour J, c’est un métier en soi. Voici comment bien faire.

Combien de bénévoles recruter ?

La règle générale : 1 bénévole pour 10 coureurs pour une course sur route classique. Plus si le parcours est technique (trail, course à obstacles) ou si vous avez beaucoup de points de ravitaillement.

Répartition type pour un 10 km avec 500 participants :

Prévoyez toujours 10 à 15% de marge. Le jour J, il y a toujours des désistements de dernière minute.

Où trouver des bénévoles ?

Les proches et le réseau

Famille, amis, collègues. C’est le noyau dur, les gens qui viennent parce qu’ils vous connaissent. Fiable mais limité.

Les clubs sportifs

Les clubs d’athlétisme, de trail, de triathlon. Proposez un deal : vos licenciés bénévolent sur votre course, vous bénévolez sur la leur. C’est du troc de bénévoles, très courant dans le milieu running.

Les associations et structures locales

Scouts, MJC, lycées (les heures de bénévolat comptent pour le dossier Parcoursup), clubs Rotary ou Lions. Certaines associations cherchent activement des occasions de bénévolat pour leurs membres.

Les plateformes de bénévolat

JeVeuxAider.gouv.fr, Tous Bénévoles, Benenova. Publiez votre mission, précisez le lieu, la date, la durée. Vous toucherez des personnes motivées par l’engagement associatif.

Les coureurs eux-mêmes

Un coureur blessé qui ne peut pas courir sera peut-être ravi de participer quand même comme bénévole. Proposez cette option au moment de l’inscription : “Vous ne pouvez pas courir ? Rejoignez notre équipe de bénévoles !”

Le briefing : la clé de tout

Un bénévole mal briefé est pire qu’un poste vide. Un signaleur qui envoie les coureurs dans la mauvaise direction, un ravitailleur qui ne sait pas où sont les gobelets, un agent parking qui improvise : ce sont les moments où tout dérape.

Le briefing général (la veille ou 2h avant)

Tous les bénévoles ensemble, 15 à 20 minutes max :

• Présentation de la course (formats, parcours, horaires)
• Plan du site (où est quoi)
• Numéro d’urgence et contact PC course
• Consignes de sécurité (que faire si un coureur fait un malaise)
• Remerciements anticipés (important pour le moral)

Le briefing par poste (juste après)

Chaque responsable de poste prend son équipe à part :

• Ce qu’ils doivent faire concrètement
• Le matériel à leur disposition
• L’heure de début et de fin de leur mission
• Qui contacter en cas de problème

La fiche de poste

Distribuez une fiche papier (ou numérique via l’appli) à chaque bénévole avec :

• Son poste et sa localisation
• Ses horaires
• Le nom de son responsable + numéro de téléphone
• Les consignes spécifiques de son poste
• Le plan général du site

Avec Runify, vous pouvez envoyer ces fiches de poste directement dans l’appli, avec une notification de rappel le matin. Plus de bénévole qui “n’a pas reçu le mail” ou “a perdu la feuille”.

Coordonner le jour J

La chaîne de communication

Mettez en place une chaîne de communication claire :

• PC course communique avec les responsables de zone
• Les responsables de zone communiquent avec leurs bénévoles

Un groupe WhatsApp ou Telegram par zone fonctionne bien. Évitez un groupe unique avec 80 personnes : c’est illisible et ça sonne toutes les 30 secondes.

Le plan B

Un bénévole ne vient pas ? Vous devez pouvoir réaffecter quelqu’un rapidement. Gardez une “réserve” de 3 à 5 bénévoles mobiles qui peuvent remplacer au pied levé sur n’importe quel poste.

Le ravitaillement des bénévoles

On l’oublie trop souvent : vos bénévoles aussi ont soif et faim. Prévoyez de l’eau, du café et de quoi manger pour eux. Un bénévole debout depuis 6h du matin sans manger sera beaucoup moins efficace (et beaucoup moins motivé pour revenir l’année prochaine).

Après la course : ne pas oublier les bénévoles

Le remerciement formel

Le lendemain, envoyez un message de remerciement personnalisé. Pas un copier-coller générique. Mentionnez leur poste, leur contribution.

“Merci Marie pour le ravitaillement du km 7. Les coureurs ont adoré votre énergie !” Ça prend 30 secondes par personne et ça change tout.

Le pot de remerciement

Organisez un moment convivial dans les jours qui suivent : apéro, repas, sortie. C’est là que vous transformez des bénévoles ponctuels en bénévoles fidèles.

Le certificat de bénévolat

Délivrez un certificat pour ceux qui en ont besoin (étudiants, personnes en recherche d’emploi). C’est un geste simple qui a de la valeur.

Les outils pour gérer vos bénévoles

L’idéal : un outil qui combine planning, communication et fiches de poste. Avec Runify, vos bénévoles reçoivent leur affectation directement dans l’appli, avec la notification de rappel le matin. Ils savent exactement où aller, quand et quoi faire.

En résumé

Vos bénévoles sont vos premiers ambassadeurs. Un bénévole bien traité revient, en amène d’autres, et parle de votre course autour de lui. Un bénévole mal géré ne revient pas et le fait savoir.

Investissez dans leur recrutement, leur formation et leur fidélisation avec autant d’énergie que pour vos coureurs.

Découvrez comment Runify simplifie la gestion de vos bénévoles.