Un tournoi bien organisé, c’est ce qui fait la réputation d’un club de golf. C’est aussi ce qui fidélise vos adhérents, attire de nouveaux joueurs et valorise vos partenaires.
Mais entre la gestion des inscriptions, les feuilles de départ, la communication le jour J et le suivi des résultats, un tournoi peut vite devenir un casse-tête logistique.
Voici un guide complet, étape par étape, pour organiser un tournoi de golf sans stress — et offrir une expérience mémorable à vos joueurs.
Étape 1 : définir le cadre du tournoi
Le format
Avant toute chose, définissez le format de jeu :
- Stableford : le plus courant en club, accessible à tous les handicaps
- Stroke play : le plus exigeant, idéal pour les compétitions fédérales
- Scramble : parfait pour les événements conviviaux et les pro-am
- Foursome / Greensome : pour des compétitions par équipes
Le format conditionne tout le reste : nombre de joueurs, durée, logistique.
La date et les créneaux
Consultez le calendrier fédéral (FFGolf) pour éviter les chevauchements avec des compétitions régionales. Notre guide pour planifier votre saison de golf vous aidera à structurer votre calendrier annuel. Prévoyez :
- Compétitions 18 trous : 4h30 à 5h de jeu, plus la remise des prix
- Compétitions 9 trous : 2h à 2h30, idéales en semaine
- Pro-am : une journée complète avec déjeuner et cocktail
Le budget
Listez les postes de dépenses :
- Lots et récompenses
- Restauration (cocktail, déjeuner, dîner de gala)
- Signalétique et décoration
- Communication (impression, digital)
- Personnel supplémentaire (starters, marshalls)
“Un tournoi réussi, c’est 80% de préparation et 20% de jour J.”
Étape 2 : gérer les inscriptions efficacement
Le problème classique
Beaucoup de clubs gèrent encore les inscriptions par téléphone ou par email. Le secrétariat passe des heures à :
- Confirmer les inscriptions manuellement
- Vérifier les index des joueurs
- Envoyer les confirmations une par une
- Gérer les annulations et les listes d’attente
La solution digitale
Une inscription en ligne, accessible depuis votre application mobile, change tout :
- Le joueur s’inscrit en 30 secondes depuis son smartphone
- Son index est vérifié automatiquement
- Il reçoit une confirmation instantanée
- Les annulations libèrent automatiquement une place pour la liste d’attente
Avec Fairway, vos compétitions sont visibles dans l’application de votre club. Vos adhérents consultent le calendrier, s’inscrivent et reçoivent un rappel la veille.
Étape 3 : la communication avant le tournoi
J-30 : lancer l’événement
- Publiez le tournoi dans votre application avec tous les détails
- Envoyez un push de lancement : “Inscriptions ouvertes pour le Trophée des Partenaires”
- Partagez sur vos réseaux sociaux pour toucher aussi les joueurs extérieurs
J-7 : relancer les indécis
- Push de rappel : “Plus que 12 places disponibles pour le Trophée”
- L’urgence fonctionne : les dernières places partent souvent dans les 48 dernières heures
J-1 : les infos pratiques
- Horaires de départ
- Conditions du parcours (tees utilisés, greens d’hiver ou d’été)
- Infos restauration
- Météo et consignes éventuelles
Étape 4 : le jour J — communication en temps réel
C’est là que la plupart des clubs perdent le contrôle. Tout le monde est sur le parcours, l’information circule mal, et les imprévus s’accumulent.
Les imprévus à anticiper
- Retard de départ (gel, orage, accident sur le parcours)
- Changement de tee de départ
- Fermeture d’un trou pour entretien
- Ravitaillement au trou n°9 (horaires, menu)
La solution : le push en temps réel
Un changement ? Un push à tous les participants. “Départ décalé de 20 minutes — nouveau shotgun à 9h20.” Tout le monde est informé en 30 secondes.
Pendant la compétition, vous pouvez aussi partager :
- Les classements provisoires
- Les ambiances du parcours
- Les résultats trou par trou pour les proches qui suivent à distance
Étape 5 : après le tournoi — capitaliser
Le jour même
- Publiez les résultats dans l’application dès la fin de la compétition
- Partagez les photos de la remise des prix
J+1
- Remerciez les participants par push
- Publiez le classement complet et les statistiques
J+7
- Envoyez un sondage de satisfaction : “Comment améliorer nos prochains tournois ?”
- Les retours de vos joueurs sont précieux pour progresser et pour fidéliser vos membres sur le long terme
J+30
- Publiez la vidéo récapitulative (même un simple montage de photos)
- Annoncez le prochain tournoi avec les dates
“Un tournoi qui s’arrête à la remise des prix, c’est une opportunité de fidélisation gâchée.”
Check-list organisateur
Voici une check-list synthétique pour ne rien oublier :
Avant le tournoi :
- Format de jeu défini et validé par le comité
- Date calée sur le calendrier fédéral
- Budget établi et partenaires confirmés (voir notre guide pour construire un dossier de sponsoring)
- Inscriptions ouvertes dans l’application
- Communication lancée (push + réseaux sociaux)
- Lots et récompenses commandés
- Restauration organisée
Le jour J :
- Feuilles de départ prêtes et diffusées
- Starters et marshalls briefés
- Canal de communication temps réel activé
- Signalétique partenaires en place
- Photographe prévu
Après le tournoi :
- Résultats publiés dans l’application
- Remerciements envoyés
- Photos et vidéos partagées
- Sondage de satisfaction envoyé
- Bilan financier et logistique rédigé
Simplifiez l’organisation de vos tournois
L’organisation d’un tournoi de golf n’a pas besoin d’être un marathon administratif. Avec les bons outils, vous pouvez vous concentrer sur ce qui compte vraiment : offrir une expérience exceptionnelle à vos joueurs.
Fairway vous aide à gérer la communication avant, pendant et après chaque compétition, depuis une seule application à votre nom.
Cet article fait partie de notre Guide pour clubs de golf.
