Gérer les départs et tee times de votre golf avec le digital

Samedi matin, 7h45. Le téléphone du pro shop sonne sans discontinuer. Trois groupes veulent le départ de 8h30. Un membre annule au dernier moment. Un visiteur demande s’il reste un créneau pour quatre. L’hôtesse jongle entre le cahier papier, le téléphone et les membres qui se présentent directement au comptoir.

Cette scène se répète chaque week-end dans des centaines de clubs en France. La gestion des départs reste l’un des points de friction majeurs dans l’expérience des adhérents — et l’une des erreurs de communication les plus coûteuses pour les équipes du golf.

Pourquoi les méthodes traditionnelles montrent leurs limites

Le cahier papier et le téléphone

Beaucoup de golfs gèrent encore leurs départs via un cahier au pro shop ou un simple fichier Excel. Le fonctionnement est rodé : les membres appellent ou passent au club-house pour réserver leur créneau.

Mais ce système génère des frictions bien connues :

• Files d’attente au téléphone les matins de week-end
• Erreurs de saisie (doublon de créneaux, mauvais horaire)
• Aucune visibilité pour le membre sur les créneaux disponibles
• Annulations non remplacées car l’info ne circule pas
• Charge administrative pour l’accueil qui gère réservations et accueil simultanément

Le coût caché du no-show

Un créneau non occupé, c’est du chiffre d’affaires perdu. Sur un parcours qui propose 80 départs par jour en haute saison, un taux de no-show de 10% représente 8 créneaux vides quotidiens. Sur une saison de 180 jours, cela peut représenter plus de 1 400 départs perdus.

Pour un golf qui facture le green fee entre 40 et 80 euros, le manque à gagner annuel se chiffre facilement en dizaines de milliers d’euros. Les logiciels de gestion modernes intègrent des fonctions anti-no-show (rappels, liste d’attente) qui adressent directement ce problème (source : Agilysys, guide tee sheet software 2025).

La réservation en ligne : ce que vos adhérents attendent

Un standard désormais incontournable

61% des 446 547 licenciés FFGolf en 2025 sont membres d’une association sportive ou abonnés d’un golf (source : FFGolf, 2025). Ces joueurs réguliers s’attendent à pouvoir réserver leur départ aussi facilement qu’ils réservent un restaurant ou un court de tennis.

La réservation en ligne n’est plus un bonus — c’est un prérequis. Quand un adhérent peut consulter les créneaux disponibles et réserver en 3 clics depuis son smartphone, l’expérience change radicalement :

• Autonomie totale : le membre réserve 24h/24, sans appeler le pro shop
• Visibilité immédiate : il voit les créneaux libres en temps réel
• Confirmation automatique : plus de doute sur l’horaire ou le parcours
• Modification facile : annulation ou changement en un clic

Ce que ça change pour votre équipe

Côté golf, les bénéfices sont tout aussi concrets :

• Moins d’appels téléphoniques : votre accueil se concentre sur l’expérience en présentiel
• Remplissage optimisé : les créneaux annulés redeviennent disponibles instantanément
• Données exploitables : vous savez quels créneaux sont les plus demandés, à quelle heure, par quel profil de joueur
• Réduction du no-show : les rappels automatiques avant le départ réduisent les oublis

“Depuis qu’on a mis la réservation en ligne, le téléphone du pro shop sonne deux fois moins le samedi matin.”

Structurer vos créneaux de départ

Définir vos règles de réservation

Avant de digitaliser, posez les bonnes questions :

Ouverture des réservations : combien de jours à l’avance un membre peut-il réserver ? 7 jours, 14 jours ? Les visiteurs ont-ils un délai différent ?

Intervalles entre les départs : 8 minutes, 10 minutes, 12 minutes ? Le choix dépend de votre parcours, de la vitesse de jeu souhaitée et de la capacité de votre accueil.

Priorités membres vs visiteurs : vos adhérents bénéficient-ils d’un accès prioritaire ? Certains créneaux sont-ils réservés aux compétitions ?

Politique d’annulation : quel est le délai minimum pour annuler sans pénalité ? 24h ? 48h ?

Adapter les créneaux à votre réalité

Un parcours 18 trous ne se gère pas comme un compact 9 trous. Voici un exemple de grille pour un parcours classique :

Cette grille peut varier selon les jours (week-end vs semaine), les saisons et les événements programmés. L’avantage du digital : vous modifiez la configuration en quelques clics, sans réimprimer un planning papier.

Réduire le no-show : des solutions concrètes

Les rappels automatiques

Un SMS ou une notification push envoyé la veille du départ réduit significativement les oublis. Le message est simple et direct :

“Rappel : votre départ au Golf de Saint-Cloud est confirmé demain à 9h20, départ trou n°1. Bonne partie !”

Avec une application comme Fairway, ce rappel part automatiquement, sans intervention de votre équipe. Pour un guide pas à pas, consultez comment configurer votre application Fairway.

La liste d’attente intelligente

Quand un créneau se libère, au lieu de rester vide, le système peut notifier les joueurs en liste d’attente. Premier arrivé, premier servi — le créneau est rempli en quelques minutes au lieu de rester vacant.

La transparence des règles

Affichez clairement votre politique d’annulation dans l’application. Quand les membres savent qu’une annulation tardive bloque un créneau pour les autres, la plupart jouent le jeu.

L’application mobile : le chaînon manquant

Pourquoi l’appli surpasse le site web pour les réservations

Un site web peut proposer un module de réservation. Mais l’application mobile offre des avantages décisifs pour la gestion des départs :

• Accès instantané : l’icône est sur l’écran d’accueil, pas besoin de chercher une URL
• Notifications push : rappels de départ, créneaux libérés, modifications de dernière minute
• Géolocalisation : le joueur sait à quelle distance il se trouve du club et peut estimer son heure d’arrivée
• Consultation hors ligne : les infos du créneau restent accessibles même sans réseau sur le parcours

Centraliser réservations et communication

L’intérêt d’une appli comme Fairway, c’est que la réservation ne vit pas isolée. Elle s’intègre dans l’écosystème complet du club :

• Le membre consulte les conditions de jeu avant de réserver
• Il reçoit le rappel push la veille
• Il consulte les résultats de la compétition après sa partie
• Il découvre les offres partenaires en quittant le parcours

C’est cette continuité d’expérience qui fidélise. Découvrez comment planifier votre saison pour optimiser votre calendrier de réservations tout au long de l’année.

Mesurer et optimiser vos départs

Les indicateurs à suivre

Une fois la réservation digitalisée, exploitez les données pour améliorer votre gestion :

• Taux de remplissage par créneau horaire et par jour
• Taux de no-show avant et après la mise en place des rappels
• Délai moyen de réservation (combien de jours avant le départ)
• Créneaux les plus demandés vs créneaux sous-utilisés
• Répartition membres / visiteurs

Ajuster en continu

Si vos données montrent que les créneaux du vendredi après-midi sont systématiquement vides, proposez une offre spéciale “Vendredi Découverte” pour les visiteurs. Si le samedi 8h-10h affiche complet trois semaines à l’avance, envisagez d’ouvrir plus tôt ou de réduire l’intervalle entre les départs. Pour aller plus loin dans l’analyse, apprenez à exploiter les statistiques de votre application Fairway.

Le digital transforme la gestion des départs d’une corvée administrative en un véritable levier de pilotage pour votre golf.

Prêt à moderniser la gestion de vos départs ?

Vos adhérents méritent une expérience de réservation fluide. Votre équipe mérite de passer moins de temps au téléphone et plus de temps à accueillir les joueurs.

Fairway intègre la communication autour des départs dans une application complète, à votre nom, sur l’App Store et Google Play. Rappels automatiques, infos en temps réel et gestion centralisée — tout ce dont votre golf a besoin.

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Cet article fait partie de notre Guide pour clubs de golf.