Quand on demande aux adhérents quelle fonction ils utilisent le plus dans l’appli, la réponse est presque toujours la même : le calendrier.
“C’est quand le prochain match ?” “Il y a entraînement jeudi ?” “La compétition, c’est à quelle heure ?” Votre appli répond à toutes ces questions en un clic.
Encore faut-il que le calendrier soit bien rempli et à jour.
Les bases d’un bon calendrier
Tout doit y être
Le calendrier de l’appli doit refléter l’intégralité de votre programme. Pas uniquement les gros événements. Tout :
- Entraînements réguliers
- Matchs et compétitions
- Réunions (bureau, AG, commissions)
- Stages et formations
- Événements sociaux (repas, soirée, sortie)
- Dates limites (inscriptions, renouvellement licence)
Un calendrier partiel est pire qu’un calendrier vide. Si un adhérent vérifie dans l’appli et que son entraînement n’y figure pas, il perd confiance dans l’outil.
Les informations essentielles
Chaque événement doit contenir au minimum :
- Titre clair : “Entraînement seniors” (pas juste “Entraînement”)
- Date et heure : début ET fin
- Lieu : adresse complète ou nom du lieu (avec lien Maps si possible)
- Description : ce qu’il faut savoir (matériel à apporter, tenue, convocation)
Les extras qui font la différence :
- Contact en cas de question (nom + téléphone du responsable)
- Lien d’inscription si nécessaire
- Rappel des coûts éventuels (participation repas, droits d’entrée)
Les événements récurrents
Les entraînements hebdomadaires, les réunions mensuelles : créez-les comme événements récurrents. Ça vous évite de les recréer chaque semaine et ça donne aux adhérents une vision à long terme.
Si un entraînement est annulé ou modifié : mettez à jour l’événement ET envoyez une notification. L’adhérent qui a vu “Entraînement jeudi 19h” ne va pas forcément revérifier. Le push le prévient du changement.
Organiser le calendrier par catégorie
Si votre structure a plusieurs activités (par exemple seniors et jeunes, compétition et loisir), utilisez les catégories pour que chaque adhérent puisse filtrer ce qui le concerne.
Un adhérent de l’équipe seniors n’a pas besoin de voir les entraînements poussins dans son calendrier. Le filtre par catégorie rend le calendrier lisible et pertinent pour chacun.
Le rappel automatique
Configurez des rappels automatiques : notification J-1 pour les événements importants (matchs, compétitions, AG). Les adhérents n’ont plus besoin de se souvenir de vérifier le calendrier.
Le rappel idéal : la veille à 18h. Assez tôt pour s’organiser, assez tard pour que l’info soit encore fraîche le lendemain.
Le calendrier comme outil de planification
Pour l’AG
Publiez la date de l’AG 2 mois à l’avance dans le calendrier. Ajoutez l’ordre du jour dans la description dès qu’il est validé. Envoyez un rappel J-7 et J-1.
Résultat : plus d’adhérents présents, moins de “Je ne savais pas que c’était ce soir”.
Pour les inscriptions
“Inscriptions tournoi : du 1er au 15 mars.” Créez un événement qui couvre toute la période, avec le lien d’inscription dans la description. Notification à l’ouverture, relance J-3 avant la clôture.
Pour les déplacements
Match à l’extérieur : indiquez le lieu précis, l’heure de rendez-vous (pas juste l’heure du match), le mode de transport prévu, le contact du responsable déplacement.
”🚗 Départ parking club à 12h30. Match à 14h. Covoiturage : contactez Marc (06…).”
Les erreurs courantes
Le calendrier vide. Rien de pire que d’ouvrir l’onglet Calendrier et de voir “Aucun événement à venir”. Remplissez au minimum les 4 prochaines semaines en permanence.
Les infos incomplètes. “Match samedi.” Quel samedi ? À quelle heure ? Où ? Contre qui ? Un événement sans lieu ni heure ne sert à personne.
Les événements non mis à jour. Report, annulation, changement de lieu : mettez à jour IMMÉDIATEMENT. Un adhérent qui se déplace pour rien à cause d’une info obsolète dans l’appli ne le pardonnera pas facilement.
Pas de notification pour les changements. Mettre à jour le calendrier ne suffit pas. Envoyez un push pour prévenir du changement. L’adhérent ne consulte pas le calendrier toutes les heures.
Faire vivre le calendrier
Le calendrier est la colonne vertébrale de votre appli. S’il est à jour, complet et fiable, vos adhérents prendront le réflexe de le consulter avant de poser la question. C’est autant de temps gagné pour tout le monde.
Prenez l’habitude de mettre à jour le calendrier chaque lundi pour la semaine à venir, et chaque début de mois pour les événements du mois suivant. 15 minutes bien investies.
